Informace o zpracování osobních údajů (GDPR)

Úvodní strana > Město Kojetín > Povinné informace

Informace o zpracování osobních údajů (GDPR)

Informace o zpracování osobních údajů dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR)

Město Kojetín a jeho orgány zpracovávají osobní údaje občanů, vlastníků nemovitostí nacházejících se v katastrálním území obce, návštěvníků, účastníků řízení, obchodních partnerů a dalších fyzických osob, s kterými vejde do styku v rámci své působnosti (dále jen „subjekt údajů“). Tato stránka slouží k zajištění plné a transparentní informovanosti o způsobu zpracování osobních údajů.

1. Kontaktní údaje správce

Město Kojetín,
Sídlo: Masarykovo náměstí 20, 752 01 Kojetín, Kojetín I-Město
IČO: 00301370
Telefon: +420 581 277 411
Fax: +420 581 277 402
e-mail: radnice@radnice.kojetin.cz

e-podatelna: epodatelna@radnice.kojetin.cz
ID DS: r3cb8hq

2. Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů

Erudit advokátní kancelář, s.r.o., Nové Sady 996/25, 602 00 Brno
Tel: +420 774 150 425
Email: poverenec@erudit.cz

3. Účely zpracování a právní základ pro zpracování

Město Kojetín zpracovává osobní údaje výhradně v souladu s právními tituly stanovenými Nařízením EU č. 2016/679 (GDPR). Nejčastějším právním titulem pro zpracování osobních údajů je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci a pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů. Ve výjimečných případech mohou být osobní údaje zpracovávány i na základě souhlasu poskytnutého subjektem údajů nebo na základě ochrany oprávněných zájmů Města Kojetín. Osobní údaje nejsou zpracovávány k jinému účelu, než ke kterému byly určeny. Popis účelu zpracování osobních údajů v rámci jednotlivých záznamů je vyjádřen přílohou Vnitřního předpisu - Směrnice o ochraně osobních údajů (GDPR), jejíž přílohou jsou záznamy o činnostech zpracování. Osobní údaje jsou zpracovávány výhradně v rozsahu nezbytném pro dosažení účelů zpracování.

Získané osobní údaje jsou zpracovávány zejména pro níže uvedené účely, v níže uvedeném rozsahu a po níže uvedenou dobu:

3.1. Výkon veřejné moci

3.1.1. Výkon státní moci (přenesená působnost)

Osobní údaje týkající se občanů Kojetína a dalších osob (např. vlastníků nemovitostí, účastníků řízení atd.) zpracováváme, abychom splnili naše povinnosti při výkonu veřejné správy. Jedná se o povinnosti regulované právními předpisy, které blíže stanovují rozsah, účel a dobu zpracování osobních údajů. Výčet těchto předpisů je uveden na našich webových stránkách v sekci povinně zveřejňované informace podle zákona č. 106/1999 Sb., v oddíle 11. Předpisy.

informace o zpracování osobních údajů 2/7

Mezi zpracovávané údaje, které jsou nezbytné k plnění našich povinností a výkonu působnosti města dle relevantních právních předpisů může být zahrnuto např. jméno a příjmení, rodné číslo, datum narození, státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu, údaje o uzavření manželství, o úmrtí a další údaje, zejména z žádostí a dalších podání. S těmito údaji pracují určení zaměstnanci na městském úřadě, případně jsou předávány v rámci plnění zákonné povinnosti státním a dalším úřadům a veřejným institucím.

3.1.2. Správa vlastních záležitostí (samostatná působnost)

Při některých činnostech v souvislosti se správou našich záležitostí může docházet v nezbytném rozsahu ke zpracování osobních údajů. Tyto osobní údaje jsou zpracovávány především pro účely plnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je město pověřeno.

Jde zejména o případy vedení agendy ztrát a nálezů, vyřizování stížností a podnětů, zveřejňování záznamů ze zastupitelstva a rady správce, činnost městské policie či vybírání místních poplatků. Osobní údaje mohou být rovněž zpracovány v rámci, zajištění některých služeb (např. svoz odpadu), vypořádání veřejného projednání záležitostí města, včetně např. přípravy územního plánu.

Údaje pro tyto účely jsou zpracovány vždy pouze v nezbytném rozsahu po dobu nezbytně nutnou k dosažení účelu zpracování.

Pro tyto účely jsou zpracovány zejména následující údaje: jméno a příjmení, datum narození, státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu a případně pak vaše kontaktní údaje. S těmito údaji pracují určení zaměstnanci na městském úřadě, strážníci městské policie (zejména při správě městského dohledového kamerového systému), případně jsou předávány v rámci plnění zákonné povinnosti státním a dalším úřadům a veřejným institucím.

3.2. Plnění smluvních povinností

Pokud s městem Kojetín uzavřete jakoukoliv smlouvu, budou vaše osobní údaje, případně osobní údaje vašich zaměstnanců nebo jiných kontaktních osob zpracovány v nezbytném rozsahu pro účely splnění našich smluvních povinností.

Takto jsou zpracovány zejména údaje o dodavatelích či jejich zástupcích zahrnující jejich identifikační a kontaktní údaje, údaje o smluvní odměně a dalších platbách, bankovní spojení a další údaje související s uzavřením či plněním smlouvy. Pro účely plnění smluvních povinností jsou zpracovány také údaje o kupcích a nájemcích nemovitostí.

Pro účely plnění smluvních povinností budou vaše osobní údaje zpracovány vždy pouze po dobu trvání příslušné smlouvy s vámi, resp. po dobu, po kterou bude plnění této smlouvy zpracování osobních údajů vyžadovat.

3.3. Oprávněný zájem

V případech, kdy město nejedná jako orgán veřejné moci (resp. nejsou plněny úkoly související s výkonem veřejné moci - bez ohledu na to, zda se jedná o výkon přenesené působnosti či samosprávy), mohou být vaše osobní údaje rovněž zpracovány na základě oprávněného zájmu města.

Na základě oprávněného zájmu jsou zpracovávány některé osobní údaje v rámci ochrany majetku města, a to konkrétně záznamy z kamerových systémů a případně také IP adresy návštěvníků webu, MAC adresy zařízení a další související údaje při přihlašování na Wi-Fi

informace o zpracování osobních údajů 3/7

sítě provozované městem Kojetín pro účely ochrany informačních a komunikačních systémů města.

Na základě oprávněného zájmu jsou také v nezbytně nutné míře zpracovávány osobní údaje při podávání žádostí o dotace, dokumentaci jejich čerpání a poskytování dotací.

3.4. Souhlas

V některých případech vás může město požádat o poskytnutí souhlasu se zpracováním vašich osobních údajů. Vaše osobní údaje budeme v takovém případě zpracovávat výhradně pro účely a v rozsahu vymezeném v tomto souhlasu. Vaše osobní údaje budeme vždy zpracovávat pouze po dobu trvání vámi uděleného souhlasu a následně zajistíme jejich vymazání, ledaže nám ze zákona plyne povinnost tyto údaje dále zpracovávat nebo bude zpracování těchto osobních údajů nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů, zejména pro účely určení, výkonu nebo obhajoby našich právních nároků. Udělený souhlas můžete kdykoliv odvolat, a to i bez udání důvodu.

4. Příjemci nebo kategorie příjemců osobních údajů

Osobní údaje zpracovávané pro plnění povinností vyplývajících ze zvláštních právních předpisů předává město třetím subjektům výhradně v případech, kdy mu tak ukládá zákon, výjimkou je poskytnutí nebo zpřístupnění údajů které je nezbytné pro plnění smlouvy. Bez souhlasu fyzické osoby mohou být poskytnuty třetím subjektům osobní údaje, které vypovídají o veřejné nebo úřední činnosti osoby a o jeho funkčním nebo pracovním zařazení. V případě zpracování osobních údajů na základě souhlasu, jsou tyto údaje předávány výhradně v rozsahu tohoto souhlasu.

5.Předávání osobních údajů do zahraničí

Do zahraničí nejsou systematicky předávány žádné osobní údaje s výjimkou případů, kdy tak stanoví zákon, např. v rámci správy matričních agend.

6. Doba uložení osobních údajů

Veškeré dokumenty (každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální), které byly Městu Kojetín doručeny nebo byly vytvořeny v souvislosti s jeho působností, jsou zpracovávány v souladu se zákonem o archivnictví a spisové službě, případně jiným příslušným zákonem. Doba uložení jednotlivých dokumentů se řídí zákonem a vnitřním předpisem - Spisovým řádem. V případě, že není zpracování založeno na plnění právní povinnosti (tj. zpracování je založeno na poskytnutém souhlasu, plnění smluvních povinností nebo ochraně oprávněných zájmů Města Kojetín) jsou osobní údaje uchovávány pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelu zpracování, případně po dobu nezbytnou k ochraně oprávněných zájmů Města Kojetín (například po dobu trvání promlčecí lhůty).

7. Zdroj zpracovávaných osobních údajů

Město Kojetín získává osobní údaje subjektů údajů, s kterými vejde do styku v rámci své působnosti, z následujících zdrojů:

• osobní údaje poskytne přímo fyzická osoba (např. v případě žádostí, stížností, podnětů, návrhů, sdělení a jiných obdobných podání),

• osobní údaje jsou získány od třetích osob nebo ze základních registrů v případech, kdy tak určí zvláštní právní předpis (např. v případech přestupkových řízení, matričních záležitostech, výkonu státního dohledu, v soudních řízeních atd.),

informace o zpracování osobních údajů 4/7

• z veřejných zdrojů v případech, kdy je město v rámci své působnosti povinno ověřit některé údaje (např. veřejný rejstřík, katastr nemovitostí, insolvenční rejstřík, rejstřík živnostenského oprávnění atd.),

• město Kojetín nezískává osobní údaje z žádných neoficiálních veřejných zdrojů, jako jsou např. sociální sítě.

8. Práva subjektu osobních údajů

Nařízení EU č. 2016/679 (GDPR) přiznává fyzickým osobám, subjektům osobních údajů, následující práva v oblasti ochrany osobních údajů:

8.1 Právo na informace

Subjekt údajů má právo na to být informován o zpracování svých osobních údajů. Tím se rozumí právo na určité informace o zpracování jeho osobních údajů, tak aby byla především naplněna zásada transparentnosti zpracování. Jde zejména o informace o účelu zpracování, totožnosti správce, o jeho oprávněných zájmech, o příjemcích osobních údajů. V tomto případě jde o pasivní právo, jelikož aktivitu musí vůči subjektu údajů vyvinout správce, aby požadované informace stanovené v obecném nařízení subjektu údajů poskytl, resp. zpřístupnil.

8.2 Právo na přístup k osobním údajům

Přístupem k osobním údajům se rozumí oprávnění subjektu údajů na základě jeho aktivní žádosti získat od správce informaci (potvrzení), zda jsou či nejsou jeho osobní údaje zpracovávány a pokud jsou zpracovávány, má subjekt údajů právo tyto osobní údaje získat a zároveň má právo získat následující informace:

• účely zpracování,

• kategorie dotčených osobních údajů,

• příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny,

• plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy,

• existence práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů, právo vznést námitku,

• právo podat stížnost u dozorového úřadu,

• veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů,

• skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.

Pokud správce o fyzické osobě žádné údaje nezpracovává, poskytuje se informace, že osobní údaje tazatele nejsou předmětem zpracování osobních údajů ze strany správce. Správce poskytne subjektu údajů kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie na žádost subjektu údajů může správce účtovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů.

8.3 Právo na opravu a doplnění

Subjekt údajů má právo na opravu nepřesných osobních údajů, které se ho týkají. Toto právo vyplývá ze zásady přesnosti. Neznamená to povinnost správce aktivně vyhledávat nepřesné údaje (avšak nic mu v tom ani nebrání), ani to neznamená povinnost správce např. každoročně požadovat po subjektu údajů aktualizaci jeho údajů.

Pokud se subjekt údajů domnívá, že správce zpracovává jeho nepřesné údaje, upozorní jej na to. Je povinností správce, pokud mu subjekt údajů oznámí, že požaduje opravu jeho osobních údajů, zabývat se jeho žádostí.

informace o zpracování osobních údajů 5/7

8.4 Právo na výmaz (právo být zapomenut)

Právo na výmaz (být zapomenut) představuje v GDPR jinými slovy vyjádřenou povinnost správce zlikvidovat osobní údaje, pokud je splněna alespoň jedna podmínka:

• osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány,

• subjekt údajů odvolá souhlas a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování,

• subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování,

• osobní údaje byly zpracovány protiprávně,

• osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti,

• osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle článku 8 odst. 1 GDPR.

Právo na výmaz se tedy uplatní jen ve vyčtených bodech, tj. když nastane daná okolnost.

Právo na výmaz není absolutní právo, které by subjektu údajů dávalo možnost žádat kdykoli a za jakékoli situace o vymazání osobních údajů. Nelze např. v rámci práva být zapomenut žádat likvidaci všech osobních údajů např. při ukončení zaměstnání či poskytování finančních služeb, jelikož na správce se vztahují povinnosti o dalším uchování některých osobních údajů plynoucí z příslušných právních předpisů, resp. správce může některé údaje dále zpracovávat z důvodu ochrany svých oprávněných zájmů.

Město Kojetín zpracovává osobní údaje výhradně po dobu stanovenou Spisovým a skartačním řádem. Souhlasy je doba určena individuálně. Nezpracovává tedy žádné údaje, které již nejsou potřeba.

8.5 Právo na omezení zpracování

Právo na omezení zpracování dává subjektu údajů možnost požádat správce, aby omezil zpracování osobních údajů, které se ho týkají, pokud je splněna alespoň jedna podmínka:

• subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit,

• zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití,

• správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků,

• subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 GDPR, přičemž zpracování bude omezeno, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.

8.6 Právo na přenositelnost údajů

Právo na přenositelnost je právo subjektu údajů, jehož podstatou je možnost za určitých podmínek získat osobní údaje, které se ho týkají a jež správci poskytl, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu původní správce bránil. Zároveň má subjekt údajů, pokud požádá, i právo na to, aby správce předal jeho osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu jinému správci, je-li to technicky proveditelné.

informace o zpracování osobních údajů 6/7

Společné podmínky k aplikaci práva na přenositelnost:

• musí jít o zpracování založené na právním důvodu souhlasu nebo jako naplnění smlouvy,

• zpracování se provádí automatizovaně.

Výkonem práva na přenositelnost nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Právo na přenositelnost údajů se netýká zpracování osobních údajů, které je nezbytné pro splnění právní povinnosti nebo splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci.

8.7 Právo vznést námitku

Subjekt údajů má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány na základě právních důvodů:

• zpracování je nezbytné pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen,

• zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany.

Správce osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Námitku lze vznést i proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu nebo profilování. Pokud subjekt údajů vznese námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.

Město Kojetín nezpracovává osobní údaje pro účely přímého marketingu ani profilování.

8.8 Právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování

Toto právo zajišťuje subjektu údajů, že nebude předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro něho právní účinky nebo se ho obdobným způsobem významně dotýká. Jinými slovy, jde o zajištění, aby se o právních účincích nerozhodovalo automatizovanými postupy bez lidské ingerence, kromě možných výjimek.

Automatizované rozhodování je přípustné v případě, kdy je nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy mezi subjektem údajů a správcem, pokud je povoleno právem EU nebo členským státem nebo pokud je založeno na výslovném souhlasu subjektu údajů.

Město Kojetín neprovádí žádné automatizované zpracování.

8.9 Právo podat stížnost

Pokud budete mít výhrady k zpracování osobních údajů, můžete podat stížnost u:

Úřadu pro ochranu osobních údajů

Sídlo: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

IČO: 70837627

Tel.: +420 234 665 111

Web: https://www.uoou.cz

ID DS: qkbaa2n

informace o zpracování osobních údajů 7/7

9. Kamerový systém

Město Kojetín zřídilo v souladu se zákonem č. 553/1991 Sb., o obecní policii (dále jen „zákon o obecní policii“), vlastní městskou policii, která zabezpečuje místní záležitosti veřejného pořádku a která při těchto činnostech může rovněž zpracovávat osobní údaje, včetně správy městského kamerového dohledového systému. Kamerový systém je provozován pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany, tj. zejména pro ochranu osob a majetku, zajištění bezpečnosti a ochrany.

Město Kojetín provozuje kamerový systém v současné době tvořený 35 kamerami.

Vnitřní prostory snímané kamerovým systémem v budově Městského úřadu Kojetín jsou na vhodných místech viditelně označeny piktogramem kamery. Bližší informace o tomto systému jsou k dispozici na stránkách Městské policie Kojetín.

Kamery snímají obraz barevně a nepřetržitě. Záznamy z kamer jsou uchovávané na záznamovém zařízení po dobu 14 dní, což je doba nutná k prošetření případných incidentů a pro případné zjištění dalších informací potřebných k předání těchto záznamů například jiným orgánům města Kojetín, orgánům Policie České republiky nebo pojišťovně. Po uplynutí této doby jsou tyto záznamy vymazány. Určité části záznamů (včetně osobních údajů v nich obsažených) mohou být dále selektivně uchovávány i po delší dobu za účelem určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků Města Kojetín nebo z důvodu jiného oprávněného zájmu.

Informace o zpracování osobních údajů